Datenschutzerklärung

Wir freuen uns über Ihr Interesse an MetriMeet, einem Produkt der Keyperion Germany GmbH. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für uns einen hohen Stellenwert. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den anwendbaren datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit der Nutzung von MetriMeet, unserer Websites, Buchungsseiten, Nutzerkonten und Kommunikationsfunktionen verarbeiten.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Keyperion Germany GmbH
Große Gallusstraße 14
60311 Frankfurt am Main
Deutschland
E-Mail: support@metrimeet.de
Telefon: 0800 / 1135113

Anfragen zum Datenschutz richten Sie an: datenschutz@metrimeet.de

Ein interner Datenschutzbeauftragter wird derzeit bestellt. Bis zu seiner Benennung erreichen Sie uns für alle datenschutzrechtlichen Anliegen unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere von:

• Besuchern unserer Website
• Interessenten und Buchungsgästen
• registrierten Nutzern
• Teammitgliedern von Kundenkonten
• Kommunikationspartnern per E-Mail, WhatsApp oder Telefon
• Zahlungs- und Vertragspartnern

a) Aufruf unserer Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeiten wir technisch erforderliche Daten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL und aufgerufene Seiten.

Zweck: Bereitstellung der Website, Stabilität, Sicherheit und Missbrauchserkennung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

b) Terminbuchung und Meeting-Management

Wenn Nutzer über MetriMeet Termine buchen oder verwalten, verarbeiten wir insbesondere Stammdaten, Kontaktdaten, Terminangaben, Buchungsinhalte, Notizen, Kommunikationsdaten und ggf. Zahlungsdaten.

Zweck: Durchführung und Verwaltung von Terminbuchungen, Meeting-Abwicklung, Erinnerungen, Umbuchungen, Kommunikation und Nachbereitung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

c) Nutzerkonten und Teamfunktionen

Bei Einrichtung und Nutzung eines Nutzerkontos verarbeiten wir Registrierungsdaten, Login-Daten, Rollen- und Berechtigungsinformationen, Teamzuordnungen, Nutzungsprotokolle und Einstellungen.

Zweck: Kontoverwaltung, Authentifizierung, Mandantensteuerung, Teamorganisation und Produktsicherheit
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

d) Zahlungen

Bei kostenpflichtigen Leistungen verarbeiten wir abrechnungsbezogene Daten, Rechnungsdaten, Transaktionsdaten sowie Statusinformationen zu Zahlungen.

Zweck: Vertragsabwicklung, Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung, Forderungsmanagement
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

e) Signaturen, Dokumentenupload und Dokumentenverarbeitung

Soweit Nutzer Dokumente hochladen, unterschreiben oder versenden, verarbeiten wir Dokumentinhalte, Metadaten, Dateiinformationen, Signaturstatus und Verarbeitungsprotokolle.

Zweck: Dokumentenverwaltung, Vertragsprozesse, Signaturabläufe, Bereitstellung produktbezogener Funktionen
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

f) KI-Auswertung und automatisierte Unterstützung

Wenn Nutzer KI-Funktionen verwenden, können hochgeladene Inhalte, Eingaben, Termintexte, Dokumente oder Kommunikationsinhalte analysiert werden, um z. B. Zusammenfassungen, Vorschläge, Extraktionen, Klassifizierungen oder Automatisierungen bereitzustellen.

Zweck: Bereitstellung KI-gestützter Produktfunktionen, Effizienzsteigerung, Analyse und Automatisierung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich kenntlich gemacht wird.

KI-generierte Inhalte werden gemäß Art. 50 der EU-KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689) als solche gekennzeichnet.

g) Kommunikation per E-Mail, WhatsApp und sonstigen Kanälen

Wenn Sie mit uns oder über MetriMeet kommunizieren, verarbeiten wir Kommunikationsdaten, Inhalte, Zeitpunkte, Kontaktdaten und Verlaufshistorien.

Zweck: Kundenservice, Terminabwicklung, Support, Vertragsanbahnung, Produktkommunikation
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

h) CRM, Analytics und Produktverbesserung

Wir verarbeiten Nutzungsdaten, Ereignisdaten, Interaktionsdaten und statistische Informationen, um Produktfunktionen zu verbessern, Prozesse auszuwerten, Fehler zu beheben und Berichte zu erstellen.

Zweck: Produktoptimierung, Fehlersuche, Business Analytics, Performance-Messung, Missbrauchsvermeidung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Im Rahmen unserer Leistungserbringung setzen wir folgende technische und organisatorische Dienstleister ein:

• Supabase Inc. (EU-Region) – Datenbank, Auth, Edge Functions
• Anthropic PBC (USA) – KI-gestützte Analysen
• Twilio Inc. (USA) – SMS, WhatsApp, Voice
• Stripe Payments Europe Ltd. (Irland) – Zahlungsabwicklung
• Postmarkapp / ActiveCampaign (USA) – Transaktionale E-Mails
• LiveKit Inc. (EU-Region) – Video-Konferenzen
• Hetzner Online GmbH (Deutschland) – Infrastruktur via MetriNet
• Cloudflare Inc. (USA) – DNS, DDoS-Schutz, CDN
• Google Ireland Ltd. (Irland/USA) – Kalender-Synchronisation (nur bei aktiver Verbindung durch den Nutzer)

Eine vollständige und tagesaktuelle Liste finden Sie unter metrimeet.de/legal/subprocessors.

Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Personenbezogene Daten werden an folgende Anbieter in Drittländern übermittelt: Anthropic (USA), Twilio (USA), Stripe (Irland/USA), Postmark (USA), Cloudflare (USA), Google (USA – nur bei aktiver Kalender-Verbindung).

Die Übermittlung erfolgt jeweils auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) sowie ergänzender technischer und organisatorischer Maßnahmen.

Wir speichern personenbezogene Daten gemäß folgender Fristen:

• Account-Daten: bis zur Löschung des Nutzerkontos, anschließend 30 Tage Backup-Aufbewahrung
• Buchungsdaten: 3 Jahre nach Abschluss der Buchung (Verjährungsfrist § 195 BGB)
• Rechnungs- und Steuerdaten: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
• Kommunikationsverläufe (E-Mail, Support): 3 Jahre
• Server-Logs: 14 Tage zur Missbrauchserkennung
• Cookies: gemäß Cookie-Banner-Einstellung
• KI-Prompt-Verläufe: 90 Tage zu Optimierungszwecken, anschließend anonymisiert

Wir verwenden technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien, soweit dies für den Betrieb unserer Website und Dienste erforderlich ist. Soweit optionale Analyse-, Komfort- oder Marketing-Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer ändern.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften das Recht auf:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zuständige Aufsichtsbehörde für Keyperion Germany GmbH:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden.

Anfragen zum Datenschutz können an folgende Adresse gerichtet werden: datenschutz@metrimeet.de